Orion kotimaan myynnin ja markkinoinnin sekä eläinlääkkeiden asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste, päivitetty: 19.12.2024

Orion Oyj on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi kaikkien sovellettavien säännösten mukaisesti ja varmistamaan henkilötietojesi turvallisuuden. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miten keräämme, käytämme ja suojaamme henkilötietojasi.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Orion Oyj

Rekisterin yhteyshenkilö (eläinlääkärit, eläinlääketieteen opiskelijat, eläinklinikkahenkilöstö):

Hannu Marttila (hannu.marttila@orionpharma.com)

Rekisterin yhteyshenkilö (lääkärit, lääketieteen opiskelijat, vastaanotto- ja hoitohenkilökunta):

Sari Pesonen (sari.pesonen@orionpharma.com)

Orion-konsernin tietosuojavastaava: privacy@orion.fi

1. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme ja käsittelemme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Demografiset tiedot, kuten nimi, sukupuoli, SV-numero, tunnusnumero ja syntymäaika; opintoihin ja ammattiin liittyvät tiedot, kuten opintojen aloitusvuosi tai valmistumisvuosi, erikoisalat ja erikoistuminen, titteli, virka-asema.
• Kontaktitiedot: nimi, yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköposti, puhelinnumero, työpaikka ja sen osoite, mahdolliset mainos- ja postituskiellot.
• Esittelytoimintaan liittyvät tiedot, kuten asiakastapaamishistoria ja niiden muistiinpanot, lääkenäytteisiin, esiteltyihin valmisteisiin ja muuhun jaettuun materiaaliin liittyvät tiedot, esitellyt valmisteet, jaettu materiaali mukaan lukien lääkenäytteet, käynnin varaamiseen liittyvät tiedot sekä esittelytoiminnan kohdentamiseen liittyvät kohderyhmätiedot ja -kyselyt.

2. Miten käytämme tietojasi?

Käsittelemme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Markkinointitarkoituksiin: markkinoinnin ja myynnin edistäminen kuten suoramarkkinointi ja sähköinen suoramarkkinointi sekä asiakaskäyntien hallinnointi ja seuranta. Lisäksi asiakaskäyntien, lääkkeisiin liittyvän informoinnin ja markkinoinnin tarkoituksenmukaisen kohdentamisen vuoksi rekisteröidyille voidaan luoda asiakasprofiileja erikoisalan, vastaanottokäytäntöjen sekä vapaaehtoisten kyselyiden perusteella.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi: lääkevalmisteita koskeva lakisääteinen tiedottaminen ja lääkenäytejakelun kirjaaminen ja seuranta. Rekisterinpitäjällä on  velvollisuus varmentaa, että reseptilääkeiden  markkinointia kohdennetaaan vain lääkkeiden määräämiseen ja toimittamiseen oikeutetuille henkilöille.
• Asiakassuhteen ylläpito ja palveluiden jatkuva kehittäminen: asiakassuhteen luominen, ylläpitäminen ja kehittäminen sekä liiketoiminnan muu kehittäminen ja edistäminen.

3. Oikeusperusteet

Käsittelemme tietojasi seuraavilla oikeudellisilla perusteilla:

4. Miten jaamme tietojasi?

Saatamme siirtää tai jakaa tietojasi seuraaville palveluntuottajille palveluiden toteuttamiseksi

• Palvelun tekninen toteutus: Interactive Medica/Willmington, UK.
• Materiaalien toimittaminen: Oriola Oyj.
• Lääkenäytteiden jakeluun liittyvä raportointi: Oriola Oyj, Fimea.
• Tietojen korjauspyynnöt: IQVIA Technology solutions Oy.
• Muut mahdolliset tietojenkäsittelijät.

 5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin.

6. Mitkä ovat oikeutesi ja vaihtoehtosi?

Sinulla on oikeus:

• Saada tutustua tietoihin: Voit pyytää tietoja ja kopioita henkilötiedoistasi, joita olemme keränneet ja tallentaneet tämän selosteen mukaisten palveluidemme yhteydessä.
• Oikaista virheelliset tiedot: Voit pyytää meitä muuttamaan tietojasi ottamalla meihin yhteyttä luvussa 10 kuvatulla tavalla, jotta tietosi pysyisivät ajan tasalla ja täsmällisinä.
• Poistaa tietosi: Voit ottaa meihin yhteyttä, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on lainvastaista ja tietosi pitäisi poistaa. Poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä luvussa 5 esitettyjen säilytysaikojen mukaisesti, jos kyseiset tiedot ovat käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.
• Rajoittaa tietojen käsittelyä: Jos haluat rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, ota meihin yhteyttä.
• Vastustaa tietojen käsittelyä: Jos haluat rajoittaa tietojesi käsittelyä analyysi-, kehitys- tai myynti- ja markkinointitarkoituksiin. Pyyntöä tehdessäsi ilmoita pyyntösi laajuus.
• Tietojen siirtämiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietojen siirtämiseen eli oikeus saada henkilötietonsa, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle ja joita käsitellään automatisoidusti, jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittelyn perusteena on suostumus tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täyttäminen. 
• Peruuttaa suostumus: Voit peruttaa meille suoramarkkinointia varten antamasi suostumuksen. Kun olet peruuttanut suostumuksesi, emme enää käsittele henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joihin suostumusta pyydettiin. Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei tee ennen peruuttamista suoritettua henkilötietojen käsittelyä laittomaksi.

7. Evästeet ja seurantatekniikat

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Lisätietoja evästeiden käytöstä löydät verkkosivuiltamme: https://www.orion.fi/evastekaytanto/

8. Turvatoimenpiteet

Tiedot sijaitsevat suojatuilla palvelimilla. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalinen aineisto hävitetään käyttötarkoituksen rauettua.

Olemme toteuttaneet asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme henkilötietojesi turvallisuustason, mukaan lukien suojaamisen luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä ja vahingossa tapahtuvalta tietojen häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Olemme ottaneet käyttöön asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset keinot varmistaaksemme turvallisuustason, joka on riittävä seuraavat riskityypit huomioiden:

• henkilötietojen luvaton tai laiton käsittely,
• vahingossa tapahtuva tai laiton henkilötietojen katoaminen, tuhoutuminen tai muuttuminen,
• luvaton tai tietojen luovuttamisesta johtuva pääsy henkilötietoihin tai niiden vahingoittuminen

Näitä keinoja ovat muun muassa:

• lukot ja turvajärjestelmät;
• henkilötietojen salaus;
• käyttäjätunnukset ja salasanat;
• virustarkistukset ja tietoturvapäivitykset;
• auditointimenettelyt ja säännölliset tietojen eheyden tarkastukset
• tiedostojen siirtojen kirjaaminen; ja
• tietosuojasopimukset alihankkijoiden kanssa.

Rajoitamme pääsyn henkilötietoihin niihin työntekijöihin, edustajiin, alihankkijoihin ja muihin kolmansiin osapuoliin, joilla on liiketoiminnallinen tarve käyttää tietoja. Nämä toimijat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan ohjeidemme ja edellä lueteltujen valvontatoimenpiteiden mukaisesti. Heitä koskee myös salassapitovelvollisuus ja velvollisuus osallistua säännöllisesti tietosuojakoulutuksiin.

Olemme sopineet turvatoimenpiteistä niiden kolmansien osapuolten kanssa, joille jaamme henkilötietojasi, että kyseiset osapuolet käsittelevät tietojasi tavalla, joka on yhdenmukainen sen kanssa, miten me suojaamme henkilötietojasi.

Lisäksi olemme ottaneet käyttöön menettelyt, joilla käsittelemme epäiltyjä tietoturvaloukkauksia, ja ilmoitamme niistä asianosaisten lisäksi asiaankuuluvalle valvontaviranomaiselle tilanteessa, jossa olemme siihen laillisesti velvoitettuja.

9. Selosteeseen tehtävät muutokset

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta aika ajoin. Pidämme tämän selosteen ajantasaisena ja päivitämme sitä, mikäli prosessimme muuttuvat olennaisella tavalla tai kun se on tarpeen esimerkiksi lakisääteisten tai muiden sääntelyvaatimusten noudattamiseksi.

Mikäli muutospyyntö koskee alihankkijalta saatuja tietoja (Yksilöivät ja demografiset tiedot, suorapostituskielto), rekisteröity lääkäri ja lääketieteen opiskelija voi ilmoittaa tietojen (alihankkijan toimittamat tiedot) muutoksista IQVIA Technology Solutions Finland Oy:lle http://www.onekey.iqvia.com/muutoslomake/
osoite.pankki@iqvia.com

10. Yhteydenotot

Jos haluat käyttää luvussa 6 kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi tai mikäli sinulla ilmenee kysyttävää, ota yhteyttä tämän rekisterin yhteyshenkilöön tai Orion-konsernin tietosuojavastaavaan (privacy@orion.fi).

Huomaa, että pyyntösi käsittelemiseksi tilanteessa, jossa haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, otamme sinuun yhteyttä henkilöllisyytesi varmentamiseksi.